Planilha de controle de estoque grátis: entrada e saída

Uma planilha de controle de estoque precisa de quatro coisas: o cadastro de cada item (cada tamanho e cada cor numa linha), o registro das entradas, o registro das saídas e um saldo que se calcula sozinho, com aviso quando o item chega no mínimo. A planilha grátis deste artigo traz as quatro, com fórmulas prontas.

Ela abre no Excel e no Google Planilhas e vem com o exemplo de uma loja de roupas. Baixe a planilha de controle de estoque (.xlsx). Abaixo estão como usar, como calcular o estoque mínimo, os erros que fazem o saldo mentir e o sinal de que é hora de trocar a planilha por um sistema.

O que vem na planilha: seis abas (Como usar, Produtos, Entradas, Saídas, Saldo e alertas, Contagem), com 12 itens de exemplo e um mês de movimento.

O que você preenche: o cadastro com o estoque inicial, cada entrada e cada saída.

O que ela calcula: o saldo de cada item, a venda média, o estoque mínimo sugerido e o que está zerado ou precisa de reposição.

Quando trocar por sistema: quando a venda do WhatsApp não baixa a tempo, quando mais de uma pessoa lança ou quando o cliente compra um tamanho que já acabou.

O que tem na planilha de controle de estoque?

São seis abas. Você só digita nas células amarelas; o resto é fórmula.

Aba	Para que serve	O que você faz
Produtos	O cadastro: uma linha por SKU, o código de cada item que você conta separado	Digita SKU, produto, tamanho, cor, categoria, custo, estoque inicial, prazo de reposição e, se quiser, o mínimo
Entradas	Compra, devolução de cliente e ajuste de inventário para mais	Uma linha por entrada, com data, SKU e quantidade
Saídas	Venda, troca, perda ou avaria e ajuste para menos	Uma linha por saída, com data, SKU, quantidade e motivo
Saldo e alertas	Saldo, venda média, mínimo sugerido e situação de cada item	Escolhe o período da média e a folga de segurança
Contagem	Inventário: compara a planilha com a prateleira	Digita o que contou e lança as diferenças
Como usar	Passo a passo, legenda e as contas	Lê uma vez

O SKU é o que faz a variação funcionar. A camiseta básica do exemplo não é um item: são seis (P, M e G, em branco e em preto), cada uma com o seu código, como CAM-M-PT. Assim a planilha sabe que acabou a G preta mesmo com camiseta M sobrando. Para montar a grade de tamanhos e cores do catálogo, veja o guia do catálogo de roupas com grade de tamanhos.

Como usar a planilha, passo a passo

O exemplo é de uma loja de roupas femininas em Goiânia que vende no balcão, no Instagram e pelo WhatsApp (um exemplo, com números redondos).

Cadastre os itens em Produtos. Apague o exemplo e preencha uma linha por tamanho e cor. Se um SKU se repetir, a coluna Aviso fica vermelha. O custo é o que você paga por peça, com o frete da compra; ele dá o valor do estoque e é a base do cálculo do preço de venda pelo markup.
Conte a prateleira e digite o estoque inicial. É o ponto de partida. Daqui em diante, ninguém digita por cima do saldo: tudo entra pelas abas Entradas e Saídas, e é isso que deixa o histórico.
Lance as entradas. Chegou a compra, uma linha por SKU, com a nota fiscal. No exemplo, em 6 de outubro entraram 12 camisetas M pretas e 6 G pretas.
Lance as saídas no mesmo dia. Venda do balcão, do Instagram e do WhatsApp, cada uma com o motivo certo. Só o motivo Venda entra na média de vendas; troca, perda e ajuste mexem no saldo, mas não inflam a média.
Confira Saldo e alertas. Ajuste as datas da média (no exemplo, 1º a 31 de outubro) e filtre a coluna Situação. Zerado e Repor são a sua lista de compras.

Seis itens do exemplo na aba Saldo e alertas: a camiseta G preta zerou e as leggings P e M chegaram no mínimo.

Como calcular o estoque mínimo de cada item?

O estoque mínimo é o que você vende enquanto espera o fornecedor entregar, mais uma folga. O Sebrae orienta definir o mínimo de cada item considerando o tempo de reposição dele (Sebrae, Ideia de negócio: confecção, 2025). A conta da planilha é venda média por dia × prazo de reposição × (1 + folga), arredondada para cima.

Na legging M preta do exemplo, 16 vendidas em outubro dão 0,52 por dia. O fornecedor leva 15 dias, então 0,52 × 15 = 7,7 peças vendidas durante a espera. Com a folga de 20%, 9,3, que vira 10. Com saldo de 3, a planilha marca Repor: o pedido ao fornecedor já está atrasado.

A camiseta M preta vende quase o mesmo (13 no mês), mas chega em 7 dias, e o mínimo dela é 4. Prazo curto permite estoque menor. Por isso o mínimo é por item, e não um número só para a loja toda.

Dois casos pedem o mínimo digitado à mão, na coluna Estoque mínimo de Produtos:

Peça de coleção que você não vai repor. No vestido midi estampado, o mínimo é 0: a planilha só avisa quando zerar.
Item novo ou sazonal. Sem histórico, a média é zero; digite o que espera vender e revise depois do primeiro mês. Para Dia das Mães ou volta às aulas, mude as datas da média para o mesmo período do ano anterior.

Quais erros fazem a planilha de estoque mentir?

A planilha só sabe o que você lança. Estes são os erros que mais desarrumam o saldo.

Venda que não baixa

A venda do balcão a gente lembra; a do WhatsApp, combinada às 22h e entregue no dia seguinte, fica para depois. Uma semana assim e a planilha diz que tem 3 leggings M quando não tem nenhuma. Lance a saída quando separar o pedido, não quando lembrar.

Troca lançada de um lado só

Na troca, a peça devolvida entra (Devolução de cliente) e a nova sai (Troca). Lançar só uma das duas deixa os dois tamanhos errados. O exemplo tem a troca de 22 de outubro, de uma legging P por uma M, lançada nas duas abas.

Variação errada

Vender a M e baixar a G: o total de camisetas bate, mas a grade não. O SKU escolhido na lista mostra o nome completo ao lado (produto, tamanho e cor), e é ali que se confere antes de seguir.

Saldo digitado por cima

Quem corrige o saldo apagando o número perde o motivo da diferença. Na planilha, o saldo é fórmula; a correção é um lançamento de Ajuste de inventário, com uma observação do que aconteceu.

Inventário que nunca é feito

Mesmo com tudo lançado, o saldo se afasta da prateleira: peça que estraga, que some, que foi lançada errado. Na aba Contagem, você digita o que contou e ela diz, item por item, se confere ou qual entrada ou saída lançar. Contar uma categoria por semana cansa menos que parar a loja um dia inteiro.

Existe também o inventário fiscal. A microempresa e a empresa de pequeno porte do Simples Nacional que são contribuintes do ICMS precisam registrar os estoques existentes no fim de cada ano no Livro Registro de Inventário; o MEI é dispensado da escrituração dos livros fiscais (Resolução CGSN 140/2018, arts. 63 e 106). A contagem de 31 de dezembro na planilha ajuda, mas quem fecha esse livro é o seu contador.

Quando a planilha deixa de servir?

A planilha funciona enquanto uma pessoa vende em um canal por vez e lança no mesmo dia. Ela começa a falhar quando:

Você vende em mais de um canal ao mesmo tempo. A última legging M sai no balcão e no WhatsApp na mesma tarde, e um dos clientes fica sem.
Mais de uma pessoa lança. Dois arquivos, duas versões, e ninguém sabe qual vale.
O cliente pergunta o tempo todo se tem o tamanho dele. Cada "tem a M preta?" é uma consulta à planilha e uma resposta digitada à mão.
A grade cresceu. 40 modelos em 3 tamanhos e 4 cores são 480 linhas, e lançar vira o trabalho do dia.

O sinal mais claro é o pedido de um produto que já acabou. A partir daí, o estoque precisa baixar sozinho na hora do pedido, no mesmo lugar em que o cliente escolhe, como num catálogo online com pedido pelo WhatsApp.

Como o estoque funciona no Linqui

No Linqui, que é o catálogo para vender pelo WhatsApp que a gente desenvolve, o estoque fica dentro do catálogo: o cliente monta o pedido e o saldo baixa pela regra que você escolher. O que o painel oferece:

Estoque por variação. Cada tamanho e cor tem SKU, preço e estoque próprios, e o produto mostra a soma. A tela Produtos, Estoque traz os totais por produto (em estoque, baixo estoque, indisponíveis), marca a situação de cada variação pelo limiar de baixo estoque que você define e deixa corrigir o saldo de cada uma.

Em Produtos, Estoque, cada tamanho e cor tem o próprio saldo: com o limiar em 3, quem tem 3 peças aparece em baixo estoque, e a G preta, que zerou, como indisponível.
Venda com ou sem estoque. Em Configurações, Catálogo, Estoque, a opção Vender produtos sem estoque decide: desligada, o item zerado sai do catálogo e o carrinho não aceita mais do que o saldo; ligada, ele continua à venda, para quem trabalha sob encomenda.
Quando o estoque baixa. Na mesma tela, o Desconto automático de estoque tem quatro opções: ao criar o pedido, ao confirmar, ao marcar como pago ou não descontar. Pedido já descontado que é cancelado ou arquivado devolve o estoque. Se o pagamento é combinado pelo WhatsApp, descontar ao confirmar evita segurar peça de quem desiste.

Em Configurações, Catálogo, Estoque, você decide se o zerado continua à venda e em que momento do pedido o estoque baixa.
Aviso de baixo estoque. Um limiar para a conta toda (5 unidades, se você não mudar) marca o que está acabando, e o catálogo pode mostrar a quantidade sempre, nunca ou só quando estiver baixa.
Integração com ERP. Quem já controla o estoque no Olist ou no vhsys recebe o saldo no catálogo automaticamente, nos planos com integração de ERP (veja em planos e preços).

O que ele não faz: o Linqui guarda o saldo, não um livro de entradas e saídas, e o limiar de baixo estoque é um só para a conta, não um mínimo por item. A compra que chega você soma na tela Estoque (ou exporta as variações, troca a coluna estoque e importa de volta), e a venda do balcão que não passa pelo catálogo também se ajusta ali.

Se você precisa do histórico de compras e do mínimo por item, mantenha a planilha para isso ou use um ERP integrado.

O passo a passo das opções está na ajuda de Configurações do Linqui, e quem vende moda pode ver como fica o catálogo para lojas de roupas. Crie seu catálogo e teste grátis por 7 dias.

Perguntas frequentes

Como fazer uma planilha de controle de estoque simples?

Crie uma aba de cadastro com código, produto, tamanho, cor e estoque inicial; uma aba de entradas e uma de saídas, com data, código e quantidade; e uma aba de saldo com estoque inicial + soma das entradas − soma das saídas de cada código. Acrescente o estoque mínimo para o alerta de reposição. O modelo deste artigo já vem montado assim.

Como fazer o controle de entrada e saída de estoque no Excel?

Lance cada movimento numa linha, com data, código e quantidade, nunca alterando o saldo à mão. Na aba de saldo, some por código com a função SOMASE: =SOMASE(Entradas!B:B;A2;Entradas!D:D) para as entradas, a mesma fórmula na aba Saídas, e subtraia. Para somar só as vendas de um período, use SOMASES com o motivo e as datas.

Qual é a fórmula do estoque mínimo?

Estoque mínimo = venda média por dia × prazo de reposição em dias, mais uma folga de segurança. Um item que vende 16 unidades por mês (0,52 por dia) e leva 15 dias para chegar precisa de 7,7 unidades para cobrir a espera; com 20% de folga, 10. Quando o saldo chega nesse número, é hora de pedir.

A planilha funciona no Google Planilhas?

Funciona. No Google Drive, faça o upload do arquivo .xlsx e abra com o Google Planilhas: as fórmulas, as listas de SKU e motivo e as cores de alerta continuam valendo. Se for editar sempre no Google, use Arquivo, Salvar como Planilhas Google, para ter uma cópia no formato dele.

De quanto em quanto tempo fazer inventário?

Para a gestão, conte por partes: uma categoria por semana, e com mais frequência os itens que mais vendem. Na parte fiscal, a microempresa e a empresa de pequeno porte contribuintes do ICMS registram os estoques do fim de cada ano no Livro Registro de Inventário, com o contador. O MEI é dispensado desse livro.

Fontes

Ideia de negócio: confecção (indicadores de estoque e estoque mínimo), Sebrae, 2025.
Resolução CGSN nº 140/2018, arts. 63 (Livro Registro de Inventário) e 106 (MEI), Comitê Gestor do Simples Nacional, texto compilado, consultado em 04/10/2026.

Planilha de controle de estoque grátis (e quando trocar por sistema)